El inventario
Inventarios son bienes tangibles
que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial
es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo
del inventario por parte de la misma.
Control
de inventarios
Consiste en el ejercicio del
control de las existencias; tanto reales como en proceso de producción y su
comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer, teniendo
en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones
precisas para atender la demanda.
El control de los inventarios
consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados para establecer,
poner en efecto y mantener las cantidades optimas de materiales requeridos,
para que la empresa cumpla con sus objetivos.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar
las siguientes:
1. Inventario (inicial)
2. Compras
3. Devoluciones en compra
4. Gastos de compras
5. Ventas
6. Devoluciones en ventas
7. Mercancías en tránsito
8. Mercancías en
consignación
9. Inventario (final)
El Inventario Inicial: Representa el valor de
las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta
cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
En la cuenta Compras: Se incluyen las
mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a
venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue
creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo
deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias
y Pérdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra: Se refiere a la cuenta
que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la
compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la
cuenta titulada: Gastos de Compras.
Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las
ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste
fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones
en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el
exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido
compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró
pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no han
sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se
debe utilizar la cuenta: Mercancías en
Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que
reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en
"consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas
hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final): Se realiza al
finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la
mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este
inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se
obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los
inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las
compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los
elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los
inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente
de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del
inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al
inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de
inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
6. Comprar el inventario
en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente
inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas.
8. No mantener un
inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios.
Posibles procedimientos a desarrollar.
Método PEPS (Primeras
en entrar, primeras en salir).
El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos
que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía
inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos
vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia,
las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los
inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más
próximos o actuales.
Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para
efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad
también mayor impuesto a pagar.
El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto
el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve
compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de
dicho ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos
—que producen el mayor ajuste por inflación— son los que se toman como base
para el cálculo del costo de la mercancía vendida.
Clasificación de inventarios
El inventario se mantiene de tres formas distintas:
1) Inventario de materia prima (MP): Constituyen los insumos
y materiales básicos que ingresan al proceso.
2) Inventario de producto en proceso (PP): Son materiales en
proceso de producción.
3) Inventario de
producto terminado(PT): representan materiales que han pasado por los procesos
productivos correspondientes y que serán destinados a su comercialización o
entrega.
